|
|
Besprechungen effizient durchführen
Die meisten Führungskräfte verbringen viele Stunden pro Woche mit der Leitung von oder der Teilnahme an Besprechungen. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen Besprechungen effizient sind und gut geleitet werden. Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, die Sitzungszeit optimal zu nutzen.
- Fragen Sie sich immer: Ist diese Besprechung notwendig? Ist dies die effektivste Art, sich mit diesem Punkt, Problem, Projekt oder dieser Gelegenheit zu befassen? Nehmen die richtigen Leute (die Entscheidungsträger) an der Besprechung teil? Wenn nicht, ist es überhaupt sinnvoll, die Besprechung abzuhalten?
- Legen Sie die Parameter der Besprechung im Voraus fest. Setzen Sie eine Zeit für Beginn und Ende der Besprechung fest und halten Sie sich daran.
- Entwickeln Sie eine Tagesordnung. Geben Sie der Besprechung eine Struktur. Was sind die Ziele? Definieren Sie die Ziele der Besprechung, geben Sie sie genau an und halten Sie sich daran.
- Geben Sie Ihrer Tagesordnung eine Bedeutung. Behandeln Sie sie nicht wie eine "Einkaufliste". Teilen Sie den Besprechungsteilnehmern mit, ob sie die angegebenen Punkte diskutieren, diesbezüglich eine Entscheidung fällen oder eine Empfehlung abgeben sollen.
- Bestimmen Sie jemanden, der die Besprechung durchführen/den Vorsitz führen soll, dessen Aufgabe es ist, die Besprechung in Gang zu halten.
- Halten Sie sich so strikt wie möglich an die Tagesordnung. Weisen Sie bei Bedarf jedem Tagesordnungspunkt eine Zeit zu. Kann ein Problem auf der Tagesordnung nicht gelöst werden, entscheiden Sie, wie damit außerhalb der Besprechung umgegangen werden soll, und fahren Sie fort.
- Ist alles Notwendige für die Besprechung vorbereitet und verfügbar? Flipcharts, Notizblöcke, Kopien von Berichten oder Dokumenten?
- Mit welchen Problemen des Kunden/Lieferanten ist zu rechnen?
- Denken Sie daran: Wenn die Besprechung in den Büros der Teilnehmer stattfindet, können Sie immer aufstehen und gehen, um den zeitlichen Rahmen der Besprechung einzuhalten.
- Gibt es eine Alternative zu einer persönlichen Besprechung? Eine Telefonkonferenz? Eine Videokonferenz? Entscheidungsfindung per E-Mail?
- Wenn Sie feststellen, dass Besprechungen mit bestimmten Teilnehmern nicht funktionieren: Ändern Sie die Art und Weise, wie die Besprechung abgehalten wird. Beziehen Sie andere Leute mit ein. Legen Sie eine strenge Tagesordnung fest. Ändern Sie den Ort, die Uhrzeit oder die Dauer der Besprechung. Reden Sie mit ihnen darüber, was nicht funktioniert. In den meisten Fällen sind diejenigen, die an der Besprechung teilnehmen, genauso daran interessiert, dass sie effizient und zügig verläuft.
- Und zum Schluss: Fertigen Sie zu jeder Besprechung ein knappes Protokoll. Es ist erstaunlich, wie oft Sie darauf zurückgreifen müssen.
|
